Six outils remplacés par un seul système, et la finance enfin visible en temps réel
Le contexte
Malgré sa croissance, l'agence pilotait tout cela avec six outils déconnectés : HubSpot pour le CRM, Teamleader pour les devis et la facturation, Winbooks pour la comptabilité, ClickUp pour les projets, et deux fichiers Google Sheets pour le reporting et le suivi des temps.
Six outils, vision consolidée difficile
Une stack fragmentée qui coûtait du temps chaque mois et cachait la seule donnée qui compte pour une agence : gagne-t-on de l'argent avec ce client ?
- 01
Double, voire triple encodage
Les mêmes informations encodées deux ou trois fois entre HubSpot, ClickUp et Teamleader, avec un risque d'erreur à chaque étape.
- 02
Marge invisible
Pas de visibilité en temps réel sur la marge par client.
- 03
Facturation mensuelle manuelle
Chaque mois, la facturation récurrente était reconstruite à la main depuis un fichier Excel de référence.
- 04
Aucun lien entre ventes, delivery et rentabilité
Impossible de rattacher un contrat signé à sa réalité opérationnelle et financière ; les tâches récurrentes des retainers étaient répliquées à la main.
Deux phases, un principe directeur chacune
Un socle en 5 semaines, puis la rentabilité
Plutôt qu'un big-bang, le projet a été structuré en deux phases avec validation entre les deux. Phase 1, le socle (5 semaines) : CRM, Ventes, Abonnements, Comptabilité et Peppol, sur le principe du périmètre minimal viable, avec la conformité Peppol garantie à la date légale. Le cœur du changement : le contrat récurrent devient un devis-abonnement Odoo, avec récurrence mensuelle, reconduction tacite et facturation automatique. Phase 2, la rentabilité : Projets, Feuilles de temps, plan analytique complet, reprise comptable, reporting de marge par client, planning de capacité et RH. Le lien entre ventes, delivery et rentabilité est enfin structurel.
Six mécanismes qui font tenir le système
La solution mise en place
CRM
Le pipeline commercial, à la place de HubSpot.
Ventes
Devis, contrats et projets ponctuels. Remplace Teamleader
Abonnements
Les retainers mensuels, avec reconduction tacite et indexation automatique.
Comptabilité
Reprise complète depuis Winbooks, plan analytique calqué sur le P&L, facturation électronique Peppol.
Projets
Un projet par contrat, généré automatiquement depuis un modèle par type de prestation, à la place de ClickUp.
Feuilles de temps
Le budget d'heures hérité du montant vendu, et les temps encodés par les équipes, à la place des Google Sheets individuels.
Planification
La charge par pôle et par collaborateur, alimentée par les projets et les budgets d'heures, pour piloter les recrutements.
Employés
Les dossiers des 40 collaborateurs, l'organigramme des cinq pôles et les congés.