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Un système d’inscription et de gestion des étudiants optimisé dans une École supérieure d’informatique

Contexte

École IT est une école supérieure d’informatique délivrant des formations bac +3 et bac +5 avec des campus en Belgique et en France. L'entreprise souhaite grandir rapidement et ouvrir de nouveaux campus pour accueillir plus d'étudiants.
L’entreprise gère l’inscription des étudiants, l’allocation des cours avec les formateurs chaque année, la facturation, le suivi des présences et bien plus.

Informations sur le projet du client

  • Secteur :

    Education

  • Taille :

    20-30

Objectifs du projet

Dans le cadre de ce projet, les demandes du client étaient multiples :

  • Amélioration et optimisation de leur ERP avec Odoo pour la gestion des étudiants et de la facturation liée.
  • Optimisation des flux de comptabilité.
  • Optimiser le processus des candidatures des étudiants, parfois complexes.
  • Gérer les inscriptions des étudiants chaque année pour chacun des campus et année d’étude.
  • Gestion de l’allocation des ressources entre formateurs et étudiants.

Odoo a permis de centraliser les candidatures des étudiants et le suivi comptable de leurs paiements et factures.

Les besoins 

Après une analyse effectuée sur base des demandes du client, nous avons pu effectuer une liste de besoin pour personnaliser et intégrer Odoo au sein de l’entreprise :

  • Migration vers une version de Odoo récente.
  • Gestion du flux des factures et paiements fournisseurs avec un système d’approbation optimisé dans l’application Comptabilité.
  • Amélioration de l’application CRM pour une gestion des candidatures par année scolaire.
  • Développement d’une application spécifique (« Schooling ») de gestion d’inscription et suivi des paiements d’un étudiant :
    • Chaque étudiant inscrit est référencé par année et par campus.
    • Un suivi des paiements des frais d’inscription liés à la facture de l’étudiant avec les montants dûs chaque année.
    • Les frais de scolarités sont payés par mensualités qui sont différentes en fonction des modalités de l’étudiant.
    • Un suivi de la présence de l’étudiant en début d’année.
  • Le développement d’une API pour connecter l’application Schooling au portail étudiant afin d’envoyer les données en temps réel des paiements et informations des étudiants.

Description de la solution

  • Migration Odoo

    Nous avons commencé par une migration de la version 15 à 17 d'Odoo. Cette mise à jour a permis d'améliorer les fonctionnalités et l'intégration du système, établissant ainsi une base solide pour une personnalisation plus poussée.

  • Développement application "Schooling"

    Nous avons développé une application Odoo personnalisée nommée "Schooling". Cet outil est conçu pour gérer les informations sur les étudiants - suivi du campus qu'ils fréquentent, de leur année universitaire, de leurs frais de scolarité et de leurs paiements. Schooling automatise l'ensemble du processus de gestion des paiements, en s'assurant que chaque paiement est méticuleusement associé à l'échéance correspondante.

  • Intégration API

    Schooling et Contacts sont connectés au portail étudiant par le biais d'une API développée sur mesure. Cette intégration permet de récupérer en temps réel les informations sur les étudiants et les données de paiement. Si les étudiants sont en retard dans leurs paiements, le système envoie des rappels mensuels par e-mail.

  • Comptabilité

    La refonte comprenait un nettoyage complet de toutes les écritures comptables en prenant en compte réglementations fiscales distinctes de la Belgique et de la France, en gérant avec précision les paiements de frais de scolarité  à travers les deux régimes fiscaux. Grâce à Sigmagency, la comptabilité de l'Ecole-IT est désormais parfaitement à jour.

  • Rapports en temps réel

    Grâce à des informations et des rapports en temps réel, le personnel de l'École IT peut désormais suivre sans effort l'état des paiements et assurer un suivi en temps voulu, ce qui améliore considérablement l'efficacité administrative et l'exactitude financière.

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